Falls Sie mehrere Events planen, so gibt es eine Rabattstaffel. Es gibt keine Flat-Rate für das System, siehe auch die Frage nach der Mietvariante, aber Sie können Events günstiger einkaufen, wenn Sie schon fix wissen, dass es nicht nur bei einem Event bleibt sondern viele Events abgewickelt werden müssen. Ab 5 Events sollten Sie sich mit uns in Verbindung setzen.

Die Rabattstaffel hat übrigens auch einen Nachteil für Sie: Wir verrechnen generell 50 % des Volumens bei Auftragserteilung, wenn Sie also mehrere Events planen sollte das trotzdem nicht über den Zeitraum von 1 - 2 Jahren hinausgehen, da Sie ansonsten relativ viel Geld bereits vorab zahlen müssen.

Generell ist es vor allem beim ersten Event so, dass wir mit der damit verbundenen Supportarbeit die Kosten praktisch nie decken, daher müssen wir Anfragen für 1 Event nach einem "Neukundenrabatt" generell ablehnen.

Ja, die offene Veranstaltung bedeutet nur, dass Sie einen zusätzlichen Gästeverteiler erhalten, der sich "Offene Anmeldung" nennt und zusätzlich zu eingeladenen Gästen auch Personen für das Event angemeldet werden können, die gar nicht eingeladen wurden. Die offene Veranstaltung hat einen zentralen Link, den Sie weitergeben können. Die eingeladenen Gäste sind davon unberührt.

Ja, das ist (inzwischen) möglich, diese Antwort lautete bis Ende 2023 noch "nein". 

Es sollte aber natürlich ein Newsletter-Tool sein in dem serialisierte Texte (gemeint ist damit eine Art "Serien-Brief-Funktion") möglich sind. Gemeint damit ist, dass Sie Variablen einfügen können müssen, die spezifisch für jede Person sind, die den Newsletter empfängt. Viele Newsletter-Tools bieten das an um im Newsletter zB eine persönliche Anrede mit dem Namen zu machen. Ein Feld brauchen Sie jedenfalls dafür: Den "Guestkey". Den müssen Sie bei den einzelnen Personen an Ihren "Grundlink" anhängen, dieser besteht normalerweise aus https://www.einladung.cc/ + Kunden-Konto + Event-URL + Guestkey

Also beispielsweise:

https://www.einladung.cc/firma-echonet/weihnachtsfeier-2024/123456789ABCDEFGHIJKLMNOPQ

Den fett gedruckten Teil können Sie im Newsletter fix hinterlegen und den nicht fett gedruckten Teil müssen Sie per Serialisierung mit dem Feld "Guestkey" aus dem Excel-File mache, das Sie im invitelife-System heruntergeladen haben.

Eigentlich nein. Es gibt aber eine Möglichkeit mit der Sie etwas erreichen, was wir des öfteren gefragt werden. Der Fall, den wir hier beschreiben, bezieht sich darauf, dass man eine Einladungsliste hochlädt und die Einladungen verschickt. Dann kommt später ein neuer Kontakt zu stande, dem man spontan eine Einladung überreichen möchte (zB neue Geschäftspartnerschaft).

Dazu gibt es technisch eine Möglichkeit mit Hilfe der (kostenpflichtigen) "PostCode"-Option. Denn hier werden auch Gästeverteiler erlaubt, die noch keine E-Mail-Adressen beinhalten. Und dadurch entsteht quasi die Möglichkeit, dass Sie eine nahezu leere Tabelle zB mit 100 Zeilen hochladen, wo im Feld Vorname und im Feld Nachname einfach nur der Wert "-" enthalten ist. Mit der PostCode-Option generieren Sie dann in diesem Fall 100 Codes, die Sie theoretisch einfach auf Kärtchen verteilen können oder per WhatsApp verschicken können.

Um also eine Person (neu) spontan einzuladen, übergeben Sie dann dieser Person einfach:

• Post-Code-Link (www.einladung.cc/ + 4 Zeichen)
• Persönlicher PostCode (5 Buchstaben)

Nein. Wenn Sie Eintrittskarten verkaufen, benötigen Sie ein Ticketsystem. Die "Umgehung", wenn es um eine kleinere Veranstaltung mit einer überschaubaren Zielgruppe geht, die wir bereits auch in invitelife mit Kunden gemacht haben, ist eine sehr "Old-School"-Variante. Dabei wird einfach im Bestätigungsmail der Ticketpreis und die Kontoverbindung angegeben und der Hinweis reingeschrieben, dass die Teilnahme erst nach Zahlungseingang verfügbar ist. Aber invitelife verfügt über keine Möglichkeit online Tickets abzurechnen oder direkt mit Kreditkarte oder ähnlichen Zahlungsmethoden zu verkaufen. Es ist eigentlich für kostenlose Events ohne Eintrittsgebühr (Pressekonferenz, Weihnachtsfeier, Produktpräsentation...) gedacht.

Wenn es Ihnen darum geht möglichst viele Adressen von interessierten Personen zu sammeln, auch wenn diese nicht an Ihrem Event teilnehmen, sondern sich über das System vielleicht nur auf eine Newsletter-Liste setzen lassen wollen... dann sollten Sie ein entsprechendes Tool verwenden. invitelife ist für Einladungen zu Events gedacht, es ist kein CRM oder Newsletter-Management. Jemand, der nicht eingeladen ist, nimmt nicht teil. Dass diese Information für ein Einladungsmanagement wertlos ist, kann man soweit nachvollziehen. Wenn Sie die Personen, die auf der Veranstaltung erwünscht sind, nicht kennen, und davon geht ein offenes Event technisch gesehen aus, ist der logische Rückschluss, dass natürlich nur Personen interessant sind, die zum Event kommen wollen. Aber eine unbekannte Person, die nicht kommen will, wird auch das Anmeldeformular nicht benutzen wollen - wozu auch?

Es wäre etwa so, als ob Sie einen Online-Shop betreiben würden, im dem am Ende nach dem Warenkorb beim Abschluss der Bestellung die Möglichkeit steht, dass man die bestellten Produkte nicht bezahlen und auch nicht bekommen will. Wozu verwendet der Nutzer hier den Onlineshop, wenn er das Produkt nicht will?

Im Prinzip ist die Darstellung in der Administrationsvorschau so programmiert, als wäre das Event eine offene Veranstaltung (um Gäste zu erreichen, die dem System nicht bekannt sind). Daher erscheint diese Option nicht. Sie sehen in dieser Vorschau nur "Ich nehme teil" bzw. "Ich nehme teil und komme in Begleitung"-Optionen. Warum die "Ich nehme nicht teil"-Option bei offenen Events unsichtbar ist, haben wir auch bei der dortigen Frage erklärt.

Dazu kommt, dass Sie in der Administrationsvorschau auch das Formular nicht absenden können. Diese Ansicht dient nur zur Kontrolle für den Text und das Layout.

Aber keine Sorge: Die eingeladenen Gäste, die über das System eingeladen werden, haben alle die Möglichkeit auch bekanntzugeben, das sie nicht kommen. Es fehlt also nichts. Aber da der Vorschaulink für die Administration kein personalisierter Link für einen eingeladenen Gast ist, gibt es die Absage-Option hier nicht.

Stimmt, löschen Sie einfach die Zahlen in den Werten "Längengrad" und "Breitengrad". Wenn dort keine Information eingetragen ist, verschwindet die Karte ganz. Wenn Sie einen Punkt auf der Karte errechnen, geht das System davon aus, dass Sie die Karte verwenden wollen. Daher gibt es die Option "Gar keine Landkarte" nicht.

Wenn Sie kein Begleitungsmanagement zu invitelife dazubuchen, können Sie lediglich beim Bestellvorgang entscheiden, ob Ihre Gäste Begleitung (damit gemeint ist + 1) mitbringen dürfen oder eben nicht. Das gilt dann für alle Gäste Ihres Events. Wenn Sie Begleitungsmanagement nutzen, so können Sie drei Dinge tun:

1. Sie können selbst entscheiden, wie viele Begleitungen (und zwar nicht nur +1, sondern eben 0, +1, +2, +3, +4 oder +5) ein Gast mitbringen darf. So können Sie Gäste haben, die ohne Begleitung eingeladen werden, andere Gäste, die mit 1 Begleitperson eingeladen sind und wieder andere Gäste, die 3 Begleitungen mitbringen dürfen.
2. Sie können in der Bestellung Felder angeben, die Sie pro Begleitperson abfragen wollen. Sie können beispielsweise von jeder Begleitperson auch den Namen erheben oder den Essenswunsch. Wählen Sie beispielsweise "Anrede", "Vorname", "Nachname", "Essenswunsch: Vegatarisch, Vegan, Fleisch" als Zusatzfelder und der Gast kann bis zu 3 Begleitungen mitbringen, gibt aber nur 2 an, so erscheint das Set an Feldern unter seinem Anmeldeformular 2 mal (also für jede seiner Begleitpersonen). Ändert er es auf 3 Begleitungen, so ändert sich das Formular und das ganze Set erscheint 3 mal.
3. Sie können in der Bestellung auch Pflichtfelder für Begleitpersonen festlegen. Das hat ohne Begleitungsmanagement keinen Sinn, denn ein Pflichtfeld würde bei einem normalen Event auch abgefragt und es reagiert nicht darauf, ob der Gast angegeben hat alleine zu kommen oder in Begleitung. Somit müsste der Gast, der alleine kommen will, trotzdem das Pflichtfeld für die Begleitperson ausfüllen.

Ja. Das System erlaubt unterschiedliche Einladungen an verschiedene Zielgruppen. Das ist der eigentliche Sinn von Gästeverteilern im System. Sie können getrennt voneinander beschickt werden und man kann so beispielsweise unterscheiden, ob man eine Gruppe per "Du" und eine andere Gruppe per "Sie" ansprechen möchte.

Nein. Die Anmeldeseite und alles, was danach folgt, also die Anwortseite im Browser nach Zusage, nach Absage und auch das Bestätigungsmail, das nach der Zusage an den Gast verschickt wird, ist nicht individualisiert und somit für alle Gäste identisch. Der einzige Unterschied bei der Anmeldeseite zwischen verschiedenen Zielgruppen ist - sofern ein Begleitungsmanagement dazugebucht wurde - die jeweils andere Möglichkeit für den Gast eben keine, eine oder mehrere Begleitungen mitzunehmen. Dadurch kann auch das Formular für jeden Gast bzw. jede Zielgruppe etwas anders aussehen. Aber im Grunde sind alle dort eingebauten Bilder und Texte immer für alle Gäste gleich.

Ja, mit der kostenpflichtigen Option "Begleitungsmanagement" können Sie das tun. Sie legen dabei entweder beim Hochladen einer Liste fix für alle darin enthaltenen Gäste die maximale Begleitzahl (zwischen 0 und 20) fest oder Sie stellen das in der Personenliste bei einzelnen Personen um. Nebenbei können Sie mit Begleitungsmanagement auch Zusatzfelder pro Begleitperson bei uns anfordern um weitere Informationen über die Begleitungen zu sammeln. Das kann vom Menüwunsch über den Namen bis zum Unternehmen etc... reichen. Wir raten allerdings dazu vorsichtig mit den Feldern zu sein, viele Felder schrecken generell ab.

Ja, allerdings in der "Soft-Variante". Das bedeutet: Sie können eine maximale Gästezahl im System (Schritt 1, Eventseite) eintragen. Allerdings kann es zu einer Überbuchung kommen. Das System prüft die Zahl der bereits vorhandenen Gäste immer dann, wenn die Anmeldeseite aufgerufen wird. Ist sie zu dem Zeitpunkt noch nicht erreicht, kann der Gast aber dort sich selbst eintragen. Und er kann auch Begleitung wählen, obwohl möglicherweise dadurch das Kontingent überschritten würde. Und zusätzlich: Solange der Gast auf der Anmeldeseite noch nichts getan hat, können auch weitere Gäste die Anmeldeseite öffnen. Somit könnte es zu einer leichten Überbuchung kommen, das muss beim Kontingent immer berücksichtigt werden. Beispielhaft:

Kontingenteinstellung im System: 120 Gäste
Vorhandene Gäste im System: 118 Gäste
Gesetzter Fall: 2 User kommen mehr oder minder gleichzeitig auf die Anmeldeseite. Einer der User kommt (Begleitungsmanagement) mit 3 (also insgesamt 4 Personen) Begleitpersonen, der andere wählt 2 (also insgesamt 3 Personen) zusätzliche Begleitpersonen aus.
Ergebnis: Alle 7 (also 4 + 3) Gäste werden angemeldet und der Gästestand ist bei 125 Personen, obwohl nur 120 erlaubt waren. Erst nachdem diese beiden Gäste sich eingebucht haben, wird die Anmeldemaske für den nächsten Gast gesperrt.

Nein. Es gibt keine Möglichkeit eine externe Software an das System anzubinden. Sie können aus Ihrem CRM die Daten für die Gästeliste ins System hochladen und anschließend wieder herunterladen und einen Reimport in Ihr CRM machen. Je nachdem wie das CRM ausgestattet ist, sollte man dabei ein verstecktes Feld (bei der Bestellung) anfordern, das etwa "Kundennummer" heißt. Damit können Sie dann beim Reimport der fertigen Gästeliste nach dem Event die Daten wieder zurückspielen. Das geht.

Nein. Das Geschäftsmodell und auch unsere eigene Tätigkeit orientiert sich an der Zahl der Events. Jedes Event bedeutet auch bei uns einen Aufwand, daher wird auch nur nach Events abgerechnet - also zum "Stückpreis". Jedes Event verursacht bei uns einen gewissen Grundaufwand und daher wird auch jedes Event einzeln verrechnet.

Nein. Wenn Sie eine Rabattstaffel nützen wollen, dann wird immer bereits am Anfang 50 % der Gesamtsumme verrechnet. Die Rabattstaffel hätte sonst keinen Sinn, da wir Sie ja nicht dazu zwingen können eine Veranstaltung zu machen und Sie könnten dann ja bereits nach dem ersten Event einfach aufhören. Die weiteren 50 % werden nach der Hälfte der abgehaltenen Events verrechnet, also bei 30 gebuchten Events kommt die 1. Rechnung sofort und die 2. Rechnung dann, wenn Sie Event Nr. 16 anfordern.

Ja und Nein. Es gibt 3 Varianten dafür, wie das funktioniert bzw. funktionieren kann, allerdings mit Nachteilen. Die erste Variante ist es einfach ein offenes Event zu bestellen. Dann kann man den Link zur Anmeldung an jeden schicken, der das bekommen soll. Man ist nicht davon abhängig die Liste vorher im System einzutragen. Allerdings kann der Link natürlich auch von den Empfängern weitergegeben werden und Sie haben keine Kontrolle darüber. Verbreitet sich der Link auf sozialen Netzwerken, haben Sie eventuell Gäste, die Sie wirklich nicht haben wollten.

Zweite Variante ist die PostCode-Option zu kaufen. Denn natürlich ist es dem System letztlich egal, ob Sie an Ihre Gäste die Einladung wirklich gedruckt auf Papier mit Briefmarke verschicken oder ob Sie die gleiche Information pro Gast (diese besteht ja nur aus dem gemeinsamen Link, der für alle Gäste gilt, und dem fünfstelligen Gästecode, der individuell pro Gast gilt) per E-Mail (SMS,...) verschicken. Wenn Sie also für Ihren Chef/Chefin die Liste einspielen, die PostCodes herunterladen, kann er/sie auch diese Dinge selbst per E-Mail vom lokalen E-Mail-Programm (Outlook, Thunderbird, Mail, Entourage...) verschicken. Allerdings ist das natürlich auch etwas mühsam.

Eine dritte, aber auch sehr mühsame, Variante ist noch die Einladung im System vorzuformulieren und den %INVITELINK% einzubauen und dann vor dem Versand nicht zu verschicken, sondern die Vorschau-Funktion zu verwenden, die Gäste einzeln durchblättern und den Link jeweils (Rechte Maustaste, Link-Adresse kopieren) herauszukopieren und im eigenen Mailprogramm einzufügen.

Alle 3 Varianten sind relativ mühsam, daher raten wir eher - wenn nicht über eine @einladung.cc-Adresse verschickt werden soll, sich mit uns bezüglich der Einrichtung einer SMTP-Adresse auf Ihrem Server in Verbindung zu setzen. Es ist nämlich möglich einem Kunden-Account mit Benutzername, Passwort, Port, Serveradresse einen SMTP-Account zuzuweisen, der dann für die Versendung verwendet wird. Je nach verwendetem System werden dann auch die ausgeschickten Nachrichten im Postfach "Gesendet" auftauchen, bei @gmail.com beispielsweise finden Sie nach dem Versand auch alle verschickten Adressen auf der gmail.com-Oberfläche. Dafür gibt es allerdings keine Garantie, da dies stark davon abhängt, wie der (Ihrer) Server mit dem Versand der E-Mails umgeht.

Abgesehen von Dingen, die man zwecks Spam-Erkennung (zB reine Großschrift im Betreff) oder Keywords wie "Gratis!" oder "Jetzt schnell!", nicht verwenden sollte gibt es natürlich auch eine technische Komponente, denn Sie schicken mit dem System Mails aus und geben eine Absender-Adresse an, die vom invite.life-Server dann als Absender eingesetzt wird. Es stehen im Prinzip 3 Varianten zur Verfügung:

1. Absender "anmeldung@einladung.cc": Sie verwenden die von uns vorgeschlagene E-Mail-Adresse anmeldung@einladung.cc als Absender. Der Server ist berechtigt diese Mailadresse zu nutzen. Antwortet jemand darauf, erhält er eine generische automatische Rückmeldung, in der erklärt wird, dass diese Mailbox nur dem Versand dient und man sich für Fragen zum Event direkt an den Veranstalter wenden soll. (Daher weisen wir auch im Handbuch darauf hin, dass man beim verschickten Mail seine Identität preisgeben und eine Rückfragemöglichkeit anbieten soll.). Beim Absendernamen haben Sie natürlich trotzdem freie Wahl.
2. SMTP-Service: Sie wollen eine eigene Mailbox von sich benutzen? Dann bitten wir Sie uns Server (SMTP), E-Mail-Adresse, Benutzername am Mailserver, Passwort, Port und Verschlüsselung (keine, TLS, SSL) zur Verfügung zu stellen. Dann wird Ihr Event mit dem SMTP-Mail-Account verlinkt und schickt tatsächlich von uns über Ihren Server aus. Je nach Mailserverkonfiguration werden Sie die Mails dann auch in Ihrer Mailbox unter "Gesendete Nachrichten" vorfinden.
3. Domain-Eintrag / SPF-Record: Um unseren Server nach außen offiziell zum Versenden von Mails mit Ihrer Domain zu berechtigen, können Sie auch bei Ihrem Domainregistrar einen SPF-Record setzen lassen. Die Maschine, auf der sich invite.life befindet heißt "content-life.echonet.at". Der korrekte Eintrag um anderen Mailservern auf der Welt zu sagen, dass es in Ordnung ist, wenn unser Server Mails mit Ihrer Domain verschickt, lautet daher:
   v=spf1 a mx a:content-life.echonet.at ~all

Grundsätzlich wird die Schriftenfamilie beim Anlegen des Events durch das Team von echonet festgelegt, Sie haben im System selbst keine Auswahl mehr hinsichtlich der Schriften. Sie können allerdings bei der Bestellung in den Bemerkungen angeben, wenn Sie eine bestimmte Schriftart oder Schriftfamilie nutzen wollen. Es stehen dabei die typischen Systemschriftart-Familien zur Verfügung und auch Webfonts. Hinweis zu Webfonts: Diese funktoinieren oft in E-Mail-Programmen nicht korrekt, man sollte also dafür beides eintragen lassen.

Systemschriftart-Familien

Zur Auswahl stehen folgende Schriftart-Kombinationen, wobei immer die vorderste Schrift gewählt wird, wenn der Client (also der Computer mit dem die Seite aufgerufen oder das E-Mail gelesen hat diese hat. Sollte er sie nicht installiert haben, wird die nächste Schrift gewählt.

• Arial, Helvetica, sans-serif
• Courier New, Curier, monospace
• Georgia, Times New Roman, Times, serif
• Helvetica, Arial, sans-serif
• Lucida Sans Unicode, Lucida Grande, sans-serif
• Tahoma, Geneva, sans-serif
• Times New roman, Times, serif
• Trebuchet MS, Arial, Helvetica, sans-serif
• Verdana, Geneva, sans-serif

Google Webfonts™

Auf der Webseite der Google Webfonts können Sie auch eine Schrift von dort auswählen, die zumindest in den Browsern standardmässig funktionieren wird, weil die Schriftart von dort dadurch nachgeladen wird. Hinweis dazu: Hier kann es zu einer verlängerten Ladezeit auf der Anmeldemaske kommen. Wenn Sie eine solche Schrift benutzen wollen, schicken Sie uns einfach den TAG mit, der dort generierbar ist.

Nein, das geht nicht. Es müssen ein paar Voraussetzungen erfüllt werden. Prinzipiell ist es so, dass unser Server den Versand auslöst. Das heißt auch, dass unser Server von den empfangenden Mailservern als Absender mit dieser Adresse "akzeptiert" werden müsste. Das geht nur, wenn die Mailbox entweder in unserem System liegt, dazu muss aber der Domain-Eintrag auch zu uns zeigen und Sie müssten quasi alle Mailkonten bei echonet betreuen lassen. (Das betrifft aber nur einige unserer Kunden aus anderen Projekten.)